PL-Service

Parcelhusejernes Landsforening har oprettet PL-Service for sine medlemsforeninger.

Ideen bag PL-Service er, at foreninger for et yderst rimeligt vederlag kan blive aflastet for de mere kedelige arbejdsbyrder, som f.eks. sekretær og kasserer pålægges. PL har søgt at opsætte et mål for hvilke opgaver, vi vil kunne tilbyde at løse, under den forudsætning, at ordningen ikke skal være pengemaskine for landsforeningen, men dog mindst være udgiftsneutral.

Vi tilbyder at varetage følgende arbejdsopgaver:

1. opkræve og rykke på medlemskontingent
2. vedligeholde medlemskartoteker og udskrive sorterede medlemslister
3. informere om adresseændringer
4. udskrive labels
5. udskrive massebreve med individuelle adresser
6. adressere, kuvertere og frankere forsendelser
7. andre opgaver efter ønske

Generelt vil der ved samtlige bestillinger blive opkrævet et ekspeditionsgebyr.
Foretages der flere bestillinger til samtidig levering, opkræves kun ét ekspeditionsgebyr.

Almindelige betingelser for opkrævningsservice

Det påhviler den enkelte grundejerforening at:

• Give meddelelse, såfremt medlemmer indbetaler direkte til foreningen.
• Give meddelelse, såfremt medlemmer eftergives kontingent.
• Meddele forslag til individuelle følgetekster til opkrævningskort i forbindelse med de enkelte udsendelser.
• Straks underrette sekretariatet, såfremt den skriftlige aftales enkelte punkter ønskes ændret.
• Kontrollere at der er fuld overensstemmelse mellem foreningens egen medlemsoversigt og de i PL registrerede medlemmer før første udsendelse.
• Meddele kontaktperson samt telefonnummer for spørgsmål vedrørende udførelsen etc.

PL udfører arbejdsopgaverne, når disse ellers kan indpasses i sekretariatets øvrige arbejde eller efter særlig aftale parterne imellem.

Prisliste

Alle beløb er ekskl. 25% moms. Porto afregnes særskilt.

(*) Prisen er 10,00 kr. for medlemmer og 20,00 kr. for ikke-medlemmer. Gebyr udgør 15,00 uanset antal.

Detaljebeskrivelse

1) Kontingentopkrævning

Varetagelse af medlemskontingentopkrævning og rykkeropfølgning omfatter udskrivning, kuvertering og udsendelse af første indbetalingskort. Samtidig udfærdiges udskrift over hvem, der er udsendt girokort til. Der afregnes samlet efter sidste rettidige betalingsdato.

Opkrævninger udskrives på A4-papir med vedhæftet indbetalingskort (FIK 752). FI-kort kan indbetales i pengeinstitutter og på posthuse.

Indbetalingskortet kan (bør) forsynes med en for foreningen individuel og forklarende tekst, der leveres af foreningen. Der er plads til tekst på såvel for- som bagside, ligesom der er plads til foreningens logo, hvis man måtte have et sådant.

Der kan håndteres individuelle kontingentstørrelser i samme udsendelse.

Vi kan også tilbyde at varetage rykning. Såfremt foreningen selv ønsker at omdele opkrævningerne, kan disse tilsendes efter særlig aftale. Lister over udsendelser er inkluderet. Afregning med særlige intervaller vil i givet fald kunne aftales med sekretariatet.

Forudsætning: Foreningen skal have ajourført foreningens medlemsliste i sekretariatet. Der skal derudover oplyses følgende: Kontingentstørrelser, sidste rettidige betalingsdato, tekst til indbetalingskort og evt. andre for foreningen nødvendige oplysninger. Det bedes så tidligt som muligt aftalt, hvornår der ønskes afregning af indkomne kontingenter. Bankkonto oplyses, såfremt de indkomne beløb ønskes overført elektronisk ellers sker afregning ved check. Afregning inkluderer op til én check. For yderligere brug af check til afregning beregnes 4,00 kr. pr. stk. Elektronisk afregning via PC-bank er gratis uanset antal delafregninger.

2) Medlemskartoteker

Udskrivning af medlemslister baseres på de oplysninger, der er registreret hos PL. Såfremt foreningen benytter internt medlemsnummersystem, vil dette primært være sorteringsnøgle, ellers benyttes PL's medlemsnumre. Alternative sorteringer (f.eks. alfabetisk på efternavne eller vejnavne) kan ske efter særlig aftale med sekretariatet.

Adresser opdateres løbende i forhold til tilbagemeldinger fra Post Danmark i forbindelse med udsendelse af medlemsbladet Mit Hus samt ved direkte meddelelse fra den pågældende forening eller dennes medlemmer.

3) Adresseændringer

Visse foreninger registrerer de enkelte parceller som medlemmer, men ikke de personer, der bebor parcellen. PL kan tilbyde direkte underretning af den pågældende forening, når der registreres en adresseændring i foreningen, som foreningen ikke selv har kunnet indberette til PL. Indkommer der samtidig flere adresseændringer faktureres kun for den første.

4) Labels

Labels leveres udskrevet på ark á 24 stk. Udskriftkvalitet: laserprinter. Størrelse: 36x70 mm. Labels er primært forsynet med PL-medlemsnummer, internt medlemsnummer, fornavn, efternavn, adresse (2 linjer), postnummer og by. Andre ønsker kan meddeles sekretariatet ved bestilling.

5) Udsendelse af breve

Såfremt foreningen skal have udsendt breve, kan PL varetage såvel indskrivning af brevets tekst som udskrivning af brevene evt. med medlemmernes adresser påtrykt. Dertil kan vælges kuvertering, frankering og afsendelse. Har foreningen selv indskrevet teksten til brevet i en tekstbehandler, kan teksten fremsendes til sekretariatet på diskette eller som e-mail på adressen: sekretariat@parcelhus.dk. Filen skal helst kunne læses/importeres af Word. Er man i tvivl bør man kontakte sekretariatet. Behandling af en sådan fil vil være gratis. Det forudsættes, at afsender har læst korrektur på brevets indhold.

6) Kuvertering og forsendelse

Såfremt PL skal varetage den videre postforsendelse, bliver der tale om kuvertering og frankering af forsendelserne. Som hovedregel fremsendes post i rudekuverter med PL-logo med PostDanmark som almindelig post. Andet (f.eks. B-post) skal aftales med sekretariatet forudgående. Alternativt vil der kunne ske fremsendelse i kuverter uden logo, men dette kræver særskilt aftale.

Kontingentopkrævning foregår som standard som B-post. Porto afregnes særskilt.

7) Andre opgaver

Såfremt en forening måtte have andre ønsker, er man altid velkommen til at kontakte sekretariatet, for at høre om en løsning er mulig - det er den som hovedregel.

For eksempel kunne man måske have brug for bestemt udformede kartotekskort el. lign. Mulighederne er mange - det er løsningerne også.